転職活動の基礎！企業とメールでやり取りする際の注意点

2022/04/27

五藤聖一

転職活動中に企業に直接応募した場合、基本的にはメールで情報をやり取りすることになります。
書類選考結果の通知や面接実施日の調整、また企業によっては、履歴書や職務経歴書をメールで提出することもあり、この記事をお読みの方々も数多くの経験をお持ちかと存じます。
ただ忘れてはいけないのは、メールの書き方も選考基準の一つと考えている企業が存在しているいうことです。
「書類選考に漏れた……」と思っていても、実はメールのやり取りに問題があった可能性も否定できません。
すでに社会経験を積んでいる方の中で、メールの書き起こしをネックに感じている方は少ないと思いますが、今一度正しい作法で送信できているかをチェックするのも決して無駄ではないでしょう。

■メールで選考外になることはある？

いくら送ったメールが悪かったといえど、それだけで面接から落とされることはあるのでしょうか？
結論から申し上げると、メールの出来不出来だけで選考外となる可能性は低いといえます。
しかし、提出した履歴書や職務経歴書の内容が企業とミスマッチを起こしていた場合、合わせ技一本で切り捨てられる可能性はございます。
噛み砕いて説明すると、「この人の経歴はあまりウチで活かせそうにないし、メールの書き方もなっていないから不合格」と判断されてしまう可能性があるということです。
ですが、逆にいうと「経歴はウチのニーズとあっていないけど、メールがしっかりしているから、面接で人柄だけでも見てみるか」と土俵際で踏ん張れることもあるかもしれません。
つまり、何が起こるか分からない企業面接において、正しくメールをやり取りできる能力は、必須スキルといえるでしょう。

■覚えておくべき基礎ルール

それでは、改めて企業とのメールにおける基礎ルールを振り返ってみます。

・タイトル
面接に関するメールにおいて、求職者側からタイトルを設定することはほとんどないでしょう。
なぜなら、企業側が「面接のご案内」「面接日のご調整について」といったタイトルのメールを送ってきてくれるからです。
ただ、返信する際はタイトルを独自のものに変更せず、そのまま「re:」をつけて返すようにしましょう。

・宛先人の氏名
企業への返信メールにおいて、いきなり本文から入るのはNGです。
そのような書き方をして送ると、受け取った側の企業は少なくない違和感を抱き、「この人はビジネスメールを送ったことがないのだろう」と判断されてしまいます。
メールの最上部には必ず相手企業の社名を書き、担当者の部署名と氏名が分かっている場合は、社名の下に続けるようにしましょう。
また、氏名が分からない場合は「採用ご担当者様」と記述し、氏名が分かっていても「採用ご担当 ○○様」と書けばより丁寧な印象を与えられます。

・冒頭
「さて、ここまで書いたから本文を……」となる前に、重要な一言があります。
それは、簡単な自己紹介です。
自己紹介といっても、ご自身のことを長く語る必要はありません。
「お世話になっております。○○です」と、メールを受け取った相手が確かに自分であることを先方に伝えておきましょう。

・本文
ここまで書いたらいよいよ本題です。
まずは書類選考に通過したことや、面接の案内をしてくれたことに対するお礼から始めましょう。
あとは、先方が提示した日時がOKである場合はその旨を、そして都合が合わないときは、面接が可能な日程を記載します。
注意点としては、こちらの方から日程を改めて提示する場合、対応可能な日時の候補を少なくとも3つは挙げておきましょう。
候補が1つだけだと、企業側から追加で都合が合わないメールが来る可能性があるため、両者ともに手間と時間が多くかかってしまいます。

・署名
「これでメールが完成！」ではありません。
メールの最後には、必ずご自身の名前を記載して締めてください。
ビジネスメールでは、最後に署名をするのが一般的です。
細かい部分ですが、署名の有無でメールの印象も大きく変わるのです。

■NG事項

メール作成時のNG事項についても言及しておきます。

・敬語と丁寧を意識
企業とのメールでは個性ではなく、「社会的な常識」をアピールしなければなりません。
従って、親しみを演出するために、記号や絵文字を多用するのは厳禁です。
「この人はウチに入ってお客様にこんなメールを送るんだろうか？」と思われると、大幅なマイナス印象となってしまうでしょう。

・迅速に返事をする
メールを確認したら、速やかに返信しましょう。
「日程が全て決まったのに今更返信されても……」という事態に陥りかねないので、何日も放っておくのは論外です。

■メールする必要がない環境づくり

企業とのメールのやり取りは、そこまで大した話ではありません。
特に前職で毎日のようにビジネスメールを作成していた方にとっては、慣れ親しんだ作業の一つといえるでしょう。
ただ、応募している企業が多ければ多いほど管理が難しくなり、人によっては企業を取り違えて返信してしまうこともあります。
一々やり取りする手間を煩わしく感じるのであれば、転職エージェントに一括して管理してもらうのも一つの手です。
私どもエージェントに任せいただければ、メールで直接企業とやり取りすることもなく、求職者様ごとにしっかりとスケジュール管理を行います。
「求職活動で手間を省きたい！」「効率的に進めたい！」という方は、ぜひSGIにお越しください。

キャリアアドバイザー
五藤聖一